Die Rolle des DSB: Wann er Pflicht ist und warum er strategisch für Ihr Unternehmen ist

In der aktuellen Rechtslandschaft ist der Schutz personenbezogener Daten zu einem grundlegenden Pfeiler für jede Organisation geworden. Im Zentrum dieses Systems hat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679) spezifische Funktionen und Rollen eingeführt, um die Achtung der Rechte der betroffenen Personen zu gewährleisten. Unter diesen tritt der Datenschutzbeauftragte oder Data Protection Officer (DSB) als unabhängiger und erfahrener Berater hervor.

Der DSB: Eine strategische Rolle, nicht nur eine Pflicht

Der DSB ist ein Fachmann mit speziellen Kenntnissen der Gesetzgebung und der Praxis im Bereich Datenschutz sowie technischer und organisatorischer Maßnahmen. Seine Hauptfunktion besteht darin, den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter sowie die Mitarbeiter, die Datenverarbeitungen durchführen, über die Pflichten aus der DSGVO und anderen nationalen oder EU-Bestimmungen zum Datenschutz zu informieren und zu beraten. Er fungiert auch als Kontaktstelle zur Garante und zu den betroffenen Personen.

Obwohl von einigen als reine Formalität wahrgenommen, stellt der DSB in Wirklichkeit eine strategische Ressource dar. Seine Anwesenheit erleichtert das Management von Risiken im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung, beugt Bußgeldern vor und trägt zum Aufbau eines Vertrauensverhältnisses mit Kunden und Partnern bei, indem ein konkretes Engagement für den Datenschutz demonstriert wird.

Wann ist die Benennung eines DSB Pflicht? Art. 37 DSGVO

Artikel 37 der DSGVO legt die Fälle fest, in denen die Benennung eines DSB Pflicht ist. Organisationen müssen einen DSB benennen, wenn:

• die Verarbeitung von einer öffentlichen Stelle oder einer öffentlichen Einrichtung durchgeführt wird (ausgenommen Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit);
• die Kerntätigkeiten des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in Verarbeitungen bestehen, die aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erfordern;
• die Kerntätigkeiten des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (wie Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung einer Person) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten bestehen.

Es ist wichtig zu betonen, dass auch KMU in diese Kategorien fallen können, zum Beispiel wenn sie im Gesundheitswesen, Bankwesen, Versicherungswesen tätig sind oder Online-Dienste anbieten, die eine Überwachung einer großen Anzahl von Nutzern beinhalten. Die Bewertung muss fallweise erfolgen, unter Berücksichtigung des spezifischen Kontextes und des Umfangs der Verarbeitungen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des DSB

Der DSB erfüllt, wie in Art. 39 DSGVO dargelegt, mehrere wesentliche Aufgaben:

• Informieren und Beraten: Erläutert dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Mitarbeitern die Pflichten aus der DSGVO.
• Überwachung der Einhaltung: Überprüft die Anwendung der Verordnung und der Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz, einschließlich der Zuweisung von Verantwortlichkeiten, der Sensibilisierung und der Schulung des Personals.
• Stellungnahmen abgeben: Erteilt auf Anfrage Stellungnahmen zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und überwacht deren Durchführung.
• Kooperation mit der Aufsichtsbehörde: Fungiert als Kontaktstelle zur Garante für den Schutz personenbezogener Daten.
• Als Kontaktstelle fungieren: Für die betroffenen Personen bezüglich Fragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und der Ausübung ihrer Rechte.

Es ist entscheidend, dass der DSB in völliger Unabhängigkeit handelt, ohne Anweisungen bezüglich der Ausübung seiner Aufgaben zu erhalten.

Prüfen Sie, ob Sie einen DSB benötigen

Zu verstehen, ob die eigene Organisation verpflichtet ist, einen DSB zu benennen, kann komplex sein, angesichts der Spezifität der in Art. 37 DSGVO definierten Kriterien. Um KMU und Organisationen bei dieser Bewertung zu unterstützen, PL Consulting hat ein kostenloses Tool entwickelt: “Prüfen Sie, ob Sie einen DSB benötigen”.

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