Auf einen Blick
Der Garante Privacy gibt gegenüber der Scuola Superiore della Magistratura eine Stellungnahme ab, in der er die unzureichende Bearbeitung eines Antrags auf Zugang zu Bürgerinformationen und die Nichteinhaltung der Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten feststellt. Die Schule hatte weite Teile der Protokolle ausgelassen und die relevanten Personen nicht einbezogen. Sie wurde ermahnt, die Transparenz und die Sorgfalt bei der Abwägung zwischen Zugangsrechten und Datenschutz zu verbessern.
Was zu tun ist
- Überprüfen Sie, ob Ihre Verfahren zur Beantwortung von Anträgen auf Zugang zu Bürgerinformationen immer einen Schritt zur Identifizierung und Kontaktaufnahme der Personen vorsehen, deren Daten offengelegt werden könnten (die 'gegeninteressierten Parteien').
- Lesen Sie die letzten Antworten auf Anträge auf Zugang zu Bürgerinformationen, die teilweise abgelehnt oder verschoben wurden, erneut durch: Stellen Sie sicher, dass jede Auslassung oder Verschiebung mit einer spezifischen und nicht pauschalen Begründung erklärt wird, die klar angibt, 'warum' die Offenlegung dieser Daten ein konkretes Risiko darstellen würde.
- Prüfen Sie, ob Ihre internen Vorschriften die Veröffentlichung ähnlicher Dokumente wie der angeforderten vorsehen: Falls ja, ziehen Sie deren Veröffentlichung oder einen expliziten Beschluss in Betracht, der die Nichtveröffentlichung rechtfertigt.
Was zu vermeiden ist
- Lassen Sie Daten oder ganze Abschnitte von Dokumenten nicht in großem Umfang aus, ohne eine klare und spezifische Erklärung, warum diese personenbezogenen Daten nicht relevant oder unverhältnismäßig im Verhältnis zum Zugangsantrag sind.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass die in den Dokumenten genannten Personen nicht über den Antrag auf Zugang zu ihren Daten informiert werden müssen, insbesondere wenn sie extern sind oder die Art der Informationen sensibel ist.
- Lehnen Sie einen Antrag auf Zugang zu Bürgerinformationen nicht ab oder verschieben Sie ihn nicht aus Gründen von 'zu viel Arbeit' oder 'zu vielen Dokumenten', ohne einen Dialog mit dem Antragsteller zu suchen, um die Anfrage einzugrenzen.
Hintergrund
Die Scuola Superiore della Magistratura (SSM) erhielt einen Antrag auf Zugang zu Bürgerinformationen von 192 Richtern. Der Antrag betraf den Zugang zu den Protokollen des Direktionskomitees bezüglich der Ernennung des Sekretärs, des stellvertretenden Sekretärs und des Präsidenten der SSM sowie zu den Protokollen der Sitzungen des Direktionskomitees ab März 2024. Die SSM beantwortete den Antrag, indem sie ihn teilweise bewilligte, 5 Protokolle mit weitreichenden Auslassungen übermittelte und den Zugang zu den restlichen Protokollen des angefragten Zeitraums verschob. Die antragstellenden Richter legten beim RPCT der SSM einen Überprüfungsantrag ein. Sie beanstandeten die nahezu vollständigen Auslassungen und die Verschiebung und führten das öffentliche Interesse an maximaler Transparenz sowie die Bedeutung der abgegebenen Erklärungen und Abstimmungen für eine umfassende Kontrolle der Verwaltungstätigkeit an. Der RPCT ersuchte den Garante, wie von der Gesetzgebung vorgesehen, um eine Stellungnahme zu der Angelegenheit.
Die Entscheidung
Der Garante gab der Scuola Superiore della Magistratura eine Stellungnahme ab und forderte sie auf, den Antrag auf Zugang zu Bürgerinformationen neu zu bewerten. Der Garante stellte fest, dass die SSM die gegeninteressierten Parteien im Verfahren des erweiterten Zugangs zu Bürgerinformationen nicht einbezogen hatte, wodurch diese daran gehindert wurden, begründete Einwände vorzubringen. Der Garante kritisierte zudem die Begründung der teilweisen Ablehnung als zu pauschal und nicht durch geeignete Argumente gestützt, um die umfangreichen Auslassungen zu rechtfertigen, wodurch ein konkreter Nachteil für den Schutz personenbezogener Daten nicht nachvollziehbar wurde. Der Garante verwies auf die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung der DSGVO und schlug vor, die öffentliche Rolle der beteiligten Personen sowie die interne Regelung der SSM, die die Veröffentlichung von Protokollen vorsieht, zu berücksichtigen. Bezüglich der Verschiebung aufgrund der Dokumentenmenge äußerte sich der Garante nicht zu organisatorischen Fragen, schlug jedoch die Aufnahme eines kooperativen Dialogs vor, um den Gegenstand des Antrags neu zu definieren.
Verletzte DSGVO-Artikel
| Artikel | Beschreibung | Relevanz |
|---|---|---|
|
5 par.1 lett.b GDPR |
Personenbezogene Daten werden für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer mit diesen Zwecken unvereinbaren Weise weiterverarbeitet. | die ssm hat weite teile der protokolle ohne ausreichende begründung ausgelassen, die die einhaltung der zweckbindung für die im rahmen des zugangs zu bürgerinformationen verarbeiteten daten belegt hätte. |
|
5 par.1 lett.c GDPR |
Personenbezogene Daten sind dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt ('Datenminimierung'). | die umfangreichen auslassungen in den protokollen wurden hinsichtlich der datenminimierung nicht ausreichend gerechtfertigt, da nicht erklärt wurde, warum ganze diskursive abschnitte unverhältnismäßig oder für den zweck der transparenz nicht relevant waren. |
|
5 par.5 Codice Privacy |
Die Verwaltung muss, wenn sie gegeninteressierte Parteien identifiziert, diese davon in Kenntnis setzen, um die Vorlage begründeter Einwände gegen den Antrag auf Zugang zu Bürgerinformationen zu ermöglichen. | die ssm hat keine gegeninteressierten parteien in das verfahren des zugangs zu bürgerinformationen einbezogen, wodurch diesen die ausübung ihres widerspruchsrechts verwehrt wurde. |
|
5-bis par.2 lett.a Codice Privacy |
Der Zugang zu Bürgerinformationen wird abgelehnt, wenn die Ablehnung notwendig ist, um einen konkreten Nachteil für den Schutz personenbezogener Daten zu vermeiden. | die ssm hat diese grenze pauschal und unzureichend begründet angewendet und den konkreten nachteil, der sich aus der offenlegung der ausgelassenen teile ergibt, nicht spezifisch nachgewiesen. |
Sanktion
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Praktische Auswirkungen
Diese Stellungnahme unterstreicht die Wichtigkeit für öffentliche Verwaltungen, Anträge auf erweiterten Zugang zu Bürgerinformationen sorgfältig zu bearbeiten, insbesondere wenn personenbezogene Daten betroffen sind. Es genügt nicht, umfangreiche Auslassungen ohne eine klare und detaillierte Begründung vorzunehmen, die einen konkreten Nachteil für den Schutz personenbezogener Daten nachweist. Die Verwaltungen müssen das Recht auf Transparenz sorgfältig mit den Datenschutzrechten abwägen und stets die gegeninteressierten Parteien einbeziehen. Die Nichteinhaltung dieser Verfahren kann zu Beschwerden und Überprüfungen führen, administrative Prozesse verlangsamen und potenziell das Vertrauen der Bürger beeinträchtigen.
Zu vermeidende Fehler
- Umfangreiche Teile von Dokumenten nicht auslassen, ohne eine explizite und konkrete Begründung, die den Nachteil für den Schutz personenbezogener Daten rechtfertigt.
- Die Ablehnung oder Verschiebung nicht auf generische Begründungen oder Arbeitsbelastung stützen, ohne alternative Lösungen wie den kooperativen Dialog mit dem Antragsteller zu prüfen.
- Die Pflicht zur Einbeziehung der gegeninteressierten Parteien nicht vernachlässigen, da deren Nichtkonsultation einen schwerwiegenden Verfahrensmangel darstellt.
Fragen zur Selbsteinschätzung
- Sieht unser Verfahren für den erweiterten Zugang zu Bürgerinformationen die explizite Einbeziehung der gegeninteressierten Parteien vor und in welchen Phasen?
- Sind die Begründungen unserer Ablehnungen oder Verschiebungen des erweiterten Zugangs zu Bürgerinformationen ausreichend detailliert und spezifisch, und weisen sie auf den konkreten Nachteil für den Schutz personenbezogener Daten hin?
- Ist unser Personal geschult, zwischen einfachem und erweitertem Zugang zu Bürgerinformationen zu unterscheiden und die Grundsätze der Datenminimierung und Verhältnismäßigkeit bei der Bewertung der zugänglich zu machenden Daten korrekt anzuwenden?
Verweise
Nationales Recht: D.Lgs. 196/2003 · D.Lgs. 33/2013 · L. 241/1990 · D.Lgs. 26/2006
Anmerkungen
Die Entscheidung beleuchtet die Besonderheit des Falles, in dem eine interne Vorschrift die Veröffentlichung der Protokolle vorsah, diese Praxis jedoch ohne einen formellen Ausnahmeregelungsbeschluss nicht befolgt wurde. Dies führte zu einer nicht vollständig gerechtfertigten Vertraulichkeitserwartung bei den beteiligten öffentlichen Personen, während eine sorgfältige Bewertung für Drittpersonen und für besondere Daten umso notwendiger wurde.