Garante Privacy: Personenbezogene Daten von der Region Sardinien unrechtmäßig verarbeitet

Hintergrund

Der Garante für den Schutz personenbezogener Daten hat am 28. Mai 2026 eine Anordnung gegen die Autonome Region Sardinien erlassen, infolge einer Beschwerde einer ehemaligen Mitarbeiterin (Frau XX). Die Beschwerdeführerin beklagte zwei Vorfälle mutmaßlicher Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen im Arbeitsumfeld.

Der erste Vorfall betrifft die Übermittlung eines Schreibens mit einer Disziplinarstrafe zu ihren Lasten durch die Direzione generale del personale e riforma. Dieses Schreiben wurde an interne Organisationseinheiten der Region (Direzione generale del lavoro, Direzione generale dei Servizi finanziari, Servizio Personale, Servizio previdenza und ein interner Dienst des Assessorato del Lavoro) gesendet, die nach Ansicht der Beschwerdeführerin keinen Zugang dazu hätten haben dürfen. Die Region begründete die Übermittlung mit der Erfüllung von Zuständigkeiten, räumte jedoch ein, dass ein Protokollführer das Schreiben aufgrund einer mehrdeutigen Adressformulierung irrtümlich weiteren Empfängern zugewiesen hatte.

Der zweite Vorfall betrifft die Übermittlung einer Antwort auf einen Antrag auf Aktenzugang (gemäß Gesetz Nr. 241/1990) durch die Direzione generale del turismo, artigianato e commercio. Neben der betroffenen Person wurde das Schreiben auch an die Verwaltung gesendet, bei der die Beschwerdeführerin kürzlich ihren Dienst aufgenommen hatte (bezeichnet als die XX). Diese Mitteilung machte der Letzteren die gesamte übermittelte Dokumentation, einschließlich der Leistungsbeurteilungsbögen der Beschwerdeführerin, bekannt.

Warum es wichtig ist

Wer Personalakten führt - HR-Abteilungen und öffentliche Verwaltungen zuerst - findet hier eine konkrete Warnung: Eine Disziplinarstrafe oder Leistungsbeurteilung versehentlich an die falsche Stelle zu schicken ist bereits ein Verstoß, auch wenn sie im Haus bleibt. Der Fall entstand aus einer Protokollierung an mehrdeutige Adressen, und das hat den Verantwortlichen nicht vor der Haftung geschützt. Prüfen Sie, wer diese Dokumente lesen darf, und kontrollieren Sie jeden Empfänger vor dem Senden.

Was zu tun ist

• Klare interne Verfahren für die Verwaltung und Übermittlung sensibler personenbezogener Daten (z. B. Disziplinarstrafen, Leistungsbeurteilungen) implementieren.
• Sicherstellen, dass Daten ausschließlich an rechtmäßige Empfänger und für spezifische, rechtmäßige Zwecke übermittelt werden, basierend auf dem 'Need-to-know'-Prinzip.
• Spezifische Schulungen für das Personal bereitstellen, das an der Protokollierung und Übermittlung von Dokumenten beteiligt ist, um die korrekte Identifizierung der Empfänger und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
• Interne Richtlinien und Funktionsdelegationen überprüfen und aktualisieren, um Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten bei der Verwaltung personenbezogener Daten zu klären.

Was zu vermeiden ist

• Vermeiden Sie die Übermittlung personenbezogener Daten an Einheiten oder Personen, die keine Rechtsgrundlage oder legitime Notwendigkeit für den Zugang haben.
• Keine generischen oder mehrdeutigen Formulierungen bei der Adressierung von Mitteilungen verwenden, die personenbezogene Daten enthalten, um das Personal nicht in die Irre zu führen.
• Vermeiden Sie die Weitergabe sensibler Mitarbeiterdaten (z. B. Disziplinarmaßnahmen, Beurteilungen) an neue Arbeitgeber ohne eine gültige Rechtsgrundlage oder die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person.

Praktische Auswirkungen

Organisationen, insbesondere öffentliche Stellen, müssen robuste Daten-Governance-Rahmenwerke einführen, um unbefugte Offenlegungen personenbezogener Daten zu verhindern, sowohl intern als auch extern, auch im Rahmen der Bearbeitung von Anträgen auf Aktenzugang. Dieser Fall unterstreicht, dass interne Betriebsfehler, wie die eines Protokollführers, den Verantwortlichen nicht von seinen Pflichten gemäß der DSGVO entbinden.

Empfohlene Maßnahmen

• Flüsse sensibler personenbezogener Daten abbilden, Verantwortliche, Auftragsverarbeiter und spezifische Empfänger identifizieren.
• Zugriffskontrollmechanismen basierend auf dem 'Need-to-know'-Prinzip für alle Informationen, die personenbezogene Daten enthalten, implementieren.
• Regelmäßige Schulung aller Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, über die Risiken unbefugter Offenlegung und die korrekten Bearbeitungsverfahren.
• Empfänger von Mitteilungen, die personenbezogene Daten enthalten, äußerst klar definieren und Mehrdeutigkeiten vermeiden.

Zu vermeidende Fehler

• Annehmen, dass die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb derselben Organisation oder zwischen öffentlichen Stellen immer rechtmäßig ist, ohne eine strenge Notwendigkeitsprüfung.
• Sich auf generische Adressen oder manuelle Verteilungsprozesse verlassen, die leicht zu Fehlzuordnungen führen können.
• Die Bedeutung der Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung unterschätzen, auch im Kontext der öffentlichen Verwaltung.
• Unterlassen, die Rechtsgrundlagen für jede Weitergabe personenbezogener Daten, sowohl intern als auch extern, zu dokumentieren.

Fragen zur Selbsteinschätzung

• Haben wir schriftliche und klare Verfahren für die interne und externe Übermittlung sensibler Mitarbeiterdaten?
• Ist unser Personal, das für die Dokumentenverwaltung und Protokollierung zuständig ist, angemessen zum Datenschutz und zu korrekten Verfahren geschult?
• Sind die Funktionsdelegationen des Verantwortlichen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten intern klar definiert, kommuniziert und eingehalten?
• Haben wir technische und organisatorische Kontrollen implementiert, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf Dokumente zugreift, die Disziplinarstrafen oder Leistungsbeurteilungen enthalten?

Verweise

Nationales Recht: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) · d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy) · art. 77 del Regolamento · l. n. 241/1990 · art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 · L.R. n. 27/2011 art. 4, comma 1, lett. d)